Administrative Assistant - Human Rights for All - Guatemala

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Empresa

American Bar Association Rule of Law Initiative

Descripción de la Empresa

The mission of the American Bar Association Rule of Law Initiative is to promote justice, economic opportunity and human dignity through the rule of law.

Departamento

Guatemala

Localidad

Ciudad de Guatemala

Tipo de Contratación

Tiempo Completo

Descripción de la Plaza

TERMS OF REFERENCE

Human Rights for All – Guatemala
Administrative Assistant

Employee shall provide logistical and administrative support to the Human Rights for All project (the “Project”) pursuant to American Bar Association - Rule of Law Initiative (ABA-ROLI)’s contract with USAID in Guatemala. Under the supervision of the Field Finance and Administration Manager (FFAM), the Administrative Assistant will be primarily responsible for supporting the logistical and administrative needs of the Project.

Responsibilities:
Performs logistical and administrative duties to support ABA-ROLI’s implementation of the Project in Guatemala, including:
• Receiving and responding to telephone calls.
• Receiving visitors at the office and keeping the visitors´ log.
• Drafting and sending letters, emails, and other communications.
• Coordinating and assisting with project meetings.
• Drafting and assisting with PowerPoint presentations.
• Maintaining and updating the office calendar for events, meetings, leave requests and holidays.
• Following procedures in accordance with the Local Office Policy Manual.
• Supporting travel logistics and accommodation arrangements for project staff, participants and short-term consultants.
• Maintaining stationery and other office supplies.
• Arranging conference calls, interviews, and meetings at the request of the FFAM, Chief of Party (COP) and other delegated project staff.
• Assisting the FFAM and COP in the preparation of charts, reports, and data.
• Performing special projects as requested.

Basic Qualifications:
• Bachelor’s degree or technical degree with three years of work experience in logistical and administrative duties.
• Demonstrated ability to undertake administrative and logistical tasks, follow procedures, and adhere to regulatory requirements.
• Proficiency of Microsoft Office suite.
• Mid-level proficiency in English.


Preferred Qualifications:
• Experience working with international organizations.

How to apply:

To apply, please send your CV to lac-recruitment @americanbar.org by June 7, 2024. Please include the name of the position and country (Administrative Assistant - Guatemala) in the subject line.  


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TÉRMINOS DE REFERENCIA

Derechos Humanos para Todas las Personas - Guatemala
Asistente/a Administrativo/a
El/la empleado/a deberá brindar apoyo logístico y administrativo al proyecto Derechos Humanos para Todas las Personas (el "Proyecto") de conformidad con el contrato de la American Bar Association - Rule of Law Initiative (ABA-ROLI) con USAID en Guatemala. Bajo la supervisión de la Gerente de Administración y Finanzas sobre el Terreno (Field Finance and Administration Manager, FFAM), el/la Asistente/a Administrativo/a será responsable de apoyar las necesidades logísticas y administrativas del Proyecto.

Responsabilidades:
Realiza tareas logísticas y administrativas para apoyar la implementación del Proyecto en Guatemala por parte de ABA-ROLI, que incluyen:
• Recibir y responder llamadas telefónicas.
• Recibir visitas en la oficina y llevar el registro de visitas.
• Redacción y envío de cartas, correos electrónicos y otras comunicaciones.
• Coordinar y asistir a las reuniones del Proyecto.
• Redacción y asistencia con presentaciones de PowerPoint.
• Mantener y actualizar el calendario de la oficina para eventos, reuniones, solicitudes de permisos y días festivos.
• Seguir los procedimientos de acuerdo con el Manual de Políticas de la Oficina Local.
• Apoyar la logística de viajes y los arreglos de alojamiento para el personal del Proyecto, los participantes y los consultores a corto plazo.
• Mantenimiento de papelería y otros suministros de oficina.
• Organizar conferencias telefónicas, entrevistas y reuniones a petición de la FFAM, el Director del Proyecto (Chief of Party, COP) y otro personal delegado del Proyecto.
• Asistir a la FFAM y al COP en la preparación de gráficos, informes y datos.
• Realización de proyectos especiales según lo solicitado.

Cualificaciones básicas:
• Licenciatura o título técnico con tres años de experiencia laboral en tareas logísticas y administrativas.
• Capacidad demostrada para emprender tareas administrativas y logísticas, seguir procedimientos, y adherirse a los requisitos reglamentarios.
• Dominio de Microsoft Office.
• Nivel medio de inglés.

Cualificaciones preferidas:
• Experiencia trabajando con organizaciones internacionales.

Cómo aplicar:

Para presentar su candidatura, envíe su CV a lac-recruitment @americanbar.org antes del 7 de junio de 2024. Por favor, incluya el nombre del puesto y el país (Asistente Administrativo - Guatemala) en la línea de asunto.

Mínimo Nivel Académico Requerido

Universidad Completa

Mínimo Nivel de Inglés Requerido

Intermedio

Mínima Experiencia Laboral Requerida

3-4 años
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